Informacijski sistem za upravljanje s človeškimi viri (HRMIS) v Centralni banki BiH

Leta 2010 sta se Bosna in Hercegovina ter Zvezna republika Nemčija dogovorili o zagonu Programa krepitve javnih institucij v BiH za podporo institucijam pri izboljšanju kakovosti storitev in boljšem zadovoljevanju zahtev državljanov. Program krepitve javnih institucij v BiH bo trajal deset let (2010 – 2020). Nemško zvezno ministrstvo za gospodarsko sodelovanje in razvoj (BMZ) je podjetju Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH zaupalo izvajanje nemškega prispevka k temu programu, poroča bosansko-hercegovinska tiskovna agencija Patria.

Centralna banka Bosne in Hercegovine (CBBiH) in Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) sta 3. 9. 2014 podpisali Memorandum o soglasju, s čimer se je nadaljevalo uspešno sodelovanje in začela realizacija II. faze (2014 – 2016) Programa krepitve javnih institucij, v katerem poleg CBBiH sodeluje še osem institucij. S podpisom Memoranduma o soglasju med CBBiH in GIZ-om je bila potrjena zavezanost CBBiH k doseganju skupnih reformnih ciljev, s poudarkom na specifičnih potrebah in načrtovanih rezultatih CBBiH.

Oddelek za upravljanje s človeškimi viri je že prej prepoznal potrebo po izboljšanju sistema upravljanja s človeškimi viri, vendar so bile zaradi kompleksnosti in visokih stroškov tega projekta možnosti za njegov razvoj zelo omejene. Zahvaljujoč sodelovanju z GIZ-om so se odprle možnosti za razvoj Informacijskega sistema za upravljanje s človeškimi viri (HRMIS), katerega cilj je bil avtomatizacija procesov znotraj Oddelka za človeške vire, pravočasno zagotavljanje informacij o vseh vidikih upravljanja s človeškimi viri, izboljšanje izmenjave informacij med različnimi organizacijskimi enotami, ustvarjanje podatkovne baze o človeških virih in vzpostavitev potrebnih evidenc. Septembra 2013 je bila izdelana funkcionalna in tehnična specifikacija projekta, s podporo GIZ-a pa se je začela realizacija tega projekta.

Sistem je zasnovan kot moderna, večplastna spletna aplikacija, integrirana z obstoječim Intranetom, s centralno podatkovno bazo, kjer bodo vsi uslužbenci CBBiH imeli dostop le do tistih informacij, za katere imajo pristojnost glede na hierarhično ali organizacijsko strukturo. HRMIS mora delovati na način, ki bo zagotavljal ohranjanje celovitosti programske opreme in podatkov ter mora biti dostopen le avtenticiranim in pooblaščenim uporabnikom. Sistem mora imeti zaščito, ki temelji na uporabniških vlogah, identiteta uporabnika pa mora biti zabeležena pri vseh transakcijah v sistemu. V sistem morajo biti vgrajeni vsi razumni varnostni ukrepi za preprečevanje naključnega ali namernega nepooblaščenega dostopa do osebnih informacij, ki se nahajajo v sistemu.

Ta informacijski sistem je v celoti realiziran z Microsoft tehnologijami, kot modularna rešitev, in ga sestavljajo naslednji moduli:

- Organizacija in sistematizacija delovnih mest – modul, ki zajema poslovni proces, povezan s kreiranjem novih sistematizacij, spremembami obstoječih ter zgodovino sprememb.
- Osebne evidence uslužbencev CBBiH – modul, ki zajema vse personalne informacije o zaposlenih uslužbencih v CBBiH.
Register pogodb o zaposlitvi in pripadajočih aneksov – modul, ki zajema vse pogodbe in anekse pogodb o zaposlitvi v CBBiH ter druge odločbe, povezane s pravnim statusom zaposlitve.
Workflow – modul, ki združuje poslovne procese, ki v sebi vsebujejo procese odločanja. Ta modul zajema naslednje procese:

 a) službena pot

 b) izobraževanje

 c) letni dopust

 d) evidence bolniške odsotnosti

 e) opravljanje dodatne dejavnosti

 f) neplačan dopust

 g) plačan dopust

 h) uvedba nadurnega dela in nadomestila za nadurno delo

 i) druge evidence.

Administracija delovnega časa uslužbencev – ta modul predvideva vodenje evidence delovnega časa preko HRMIS na način, da se podatki iz sistema evidentiranja delovnega časa uvozijo v HRMIS, ter se po preveritvi s strani pooblaščenih oseb, podatki uvozijo v aplikacijo Plača. S tem se je postopek vodenja evidence delovnega časa v veliki meri avtomatiziral.
Zaposlovanje – modul, preko katerega potekajo razpisne procedure za zaposlovanje v CBBiH. Modul zajema vse vidike postopka zaposlovanja v skladu z veljavnimi predpisi.
Poročanje – ta modul je razdeljen na sklope, kjer se vsak sklop nanaša na poročila iz zgoraj omenjenih modulov.
Načrtovanje človeških virov – ta modul avtomatizira proces načrtovanja človeških virov v CBBiH.

Informacijski sistem za upravljanje s človeškimi viri je realiziran kot celovita in obsežna rešitev poslovnih procesov Oddelka za človeške vire. Na ta način so bili vsi procesi in podatki, ki se nanašajo na omenjeno organizacijsko obliko, združeni v en sistem, procesi so avtomatizirani, podatki so na voljo v elektronski obliki, pravila, opredeljena s poslovnimi procesi, so se prelila v aplikativno rešitev, kar bo olajšalo delo tako Oddelku za človeške vire kot tudi vodjem organizacijskih enot in oblik, pa tudi vsem uslužbencem CBBiH.

Informacijski sistem za upravljanje s človeškimi viri je v produkcijski bazi od februarja 2015. leta in ga uporabljajo uslužbenci Oddelka za človeške vire. V delu se identificirajo potrebe po popravkih, izvajajo se potrebni popravki in sistem se selektivno omogoča dostopen tudi drugim organizacijskim oblikam CBBiH in vsem uslužbencem CBBiH. Glede na kompleksnost in obseg omenjenega sistema, Oddelek za človeške vire pričakuje tudi aktivno sodelovanje vseh uslužbencev CBBiH pri vzpostavitvi celotne produkcijske baze, kar je proces, ki bo trajal še najmanj šest mesecev.

CBBiH je potrdila visoko raven profesionalnosti s prevzemom lastništva nad projektnimi aktivnostmi in procesi. Aktivna vloga CBBiH predstavlja jamstvo za trajnost doseženih rezultatov, ki so bili zagotovljeni.

Kot največjo prednost tega sistema izpostavljamo dejstvo, da želijo uslužbenci CBBiH izboljševati poslovne procese, da imajo misijo in vizijo, ter da naši informatikci imajo znanje, voljo in potencial za vzdrževanje tega sistema, ter ga v prihodnosti tudi razvijati, saj gre za „živi sistem“, ki se razvija, spreminja in prilagaja potrebam CBBiH.

Iskreno upamo, da bodo vsi uslužbenci CBBiH ta sistem prepoznali kot svojega, da bodo v prihodnje lahko tudi oni dajali svoje predloge za izboljšanje sistema, saj so ljudje največji razvojni potencial CBBiH, uspešna realizacija tega projekta pa je najboljši dokaz za to.