ERLEICHTERUNGEN EINGEFÜHRT Wie man während der Corona-Zeit Ausschreibungsunterlagen sammelt und einreicht?

SARAJEVO, (Patria) - Auch die Beschaffungsagentur von BiH tut im Rahmen ihrer Möglichkeiten und der Gesetze, die sie in Notsituationen während des Coronavirus-Zeitalters binden, alles in ihrer Macht Stehende, um Geschäfte und verschiedene Warenbeschaffungen zu erleichtern, bestätigten sie der Nachrichtenagentur Patria aus dieser Institution.

Viele Personen, die sich mit der Realisierung von Ausschreibungen und Verhandlungsverfahren befassen, sind gezwungen, viele Dokumente beglaubigen zu lassen und sich direkt einer möglichen Ansteckung auszusetzen. Wir haben gefragt, was in diesem Fall getan werden kann.

„Was Ihre Anfrage bezüglich der erschwerten Beglaubigung von Dokumenten bei den zuständigen Behörden unter den gegenwärtigen Umständen betrifft, weisen wir darauf hin, dass die Auftraggeber gemäß den Bedingungen von Artikel 56 Absatz (3) des Gesetzes die Ausschreibungsunterlagen ändern und die Anforderung beglaubigter Dokumente reduzieren können (außer denen, die das Gesetz zwingend vorschreibt). Das heißt, die Belastung für die Bieter zu reduzieren, indem nicht zu viele unnötige Dokumente verlangt werden, außer dem, was das Gesetz ausdrücklich vorschreibt, abhängig vom Verfahren“, so die Beschaffungsagentur für Patria.

Bei einem wettbewerbsorientierten Aufforderungsverfahren zur Einreichung von Angeboten müssen, sofern dies für die konkrete Beschaffung angemessen ist, keine Qualifikationsdokumente verlangt werden (wodurch die Notwendigkeit der Beglaubigung von Dokumenten bei den zuständigen Behörden entfällt).

„Bei einem offenen Verfahren, einem beschränkten Verfahren, einem Verhandlungsverfahren mit und ohne Veröffentlichung einer Bekanntmachung schreibt das Gesetz ausdrücklich vor, dass nur die Erklärung gemäß den Artikeln 45 und 52 des Gesetzes beglaubigt wird. Erst der günstigste Bieter muss alle beglaubigten Dokumente gemäß Artikel 45 des Gesetzes vorlegen.

Daher müssen wir auch in dieser Situation weiterhin die Bestimmungen bezüglich der Beglaubigung von Dokumenten einhalten, da es sich hierbei nicht nur um das Gesetz über öffentliche Auftragsvergabe, sondern auch um materielle Vorschriften aus dem Bereich der Dokumentenbeglaubigung handelt. Die Auftraggeber haben jedoch auf jeden Fall die Möglichkeit, sich an die neu entstandene Notsituation anzupassen und die Anforderung von Dokumenten zu reduzieren“, bemerken sie.

Die für die Beglaubigung zuständigen Stellen (Gemeinden, Gerichte, Notare) arbeiten gemäß den Anordnungen der zuständigen Behörden und stehen den Parteien zur Verfügung, wenn auch mit reduzierter Kapazität.

Was die Einreichung von Angeboten betrifft, so bestimmt Artikel 11 der Anweisungen zur Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen, dass das Angebot in einem verschlossenen Umschlag an die Adresse des Auftraggebers einzureichen ist, die in den Ausschreibungsunterlagen angegeben ist. Der Auftraggeber legt in den Ausschreibungsunterlagen die Art der Einreichung von Angeboten und die Kommunikation mit den Bietern fest. 

„Angebote wurden schon immer per Post versandt, viel mehr und häufiger, als sie „persönlich“ in die Räumlichkeiten des Auftraggebers gebracht wurden. In dieser Notsituation ist es für die Bieter auf jeden Fall ratsam, Angebote so wenig wie möglich persönlich in die Räumlichkeiten des Auftraggebers zu bringen und sie per Post zu versenden.

Ebenso ist es unmöglich, die Einreichung von Angeboten per Fax vorherzusehen, da es auf diese Weise zu Missbrauch des Verfahrens in Bezug auf die vorzeitige Offenlegung von Informationen kommen kann, das Angebot kann nicht gebunden werden, was das Entfernen oder Hinzufügen von Seiten ermöglichen würde, wodurch das gesamte Beschaffungsverfahren in Frage gestellt würde“, sagt die Agentur für Patria. 

In dieser Situation appelliert die Agentur auch daran, dass die Auftraggeber keine Beschaffungen einleiten, die zu diesem Zeitpunkt wirklich nicht notwendig sind, da dadurch auch die Stellen entlastet werden, die Dokumente ausstellen und beglaubigen.