Informationssystem für Personalmanagement (HRMIS) in der Zentralbank von Bosnien und Herzegowina

Im Jahr 2010 einigten sich Bosnien und Herzegowina und die Bundesrepublik Deutschland auf die Einleitung eines Programms zur Stärkung öffentlicher Institutionen in BiH zur Unterstützung der Institutionen bei der Verbesserung der Qualität der Dienstleistungen und der besseren Erfüllung der Anforderungen der Bürger. Das Programm zur Stärkung öffentlicher Institutionen in BiH wird zehn Jahre dauern (2010 – 2020). Das deutsche Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) hat die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH mit der Durchführung des deutschen Beitrags zu diesem Programm beauftragt, berichtet die bosnisch-herzegowinische Nachrichtenagentur Patria.

Die Zentralbank von Bosnien und Herzegowina (CBBiH) und die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) unterzeichneten am 3.9.2014 eine Absichtserklärung, die die Fortsetzung der erfolgreichen Zusammenarbeit und den Beginn der Realisierung der II. Phase (2014 – 2016) des Programms zur Stärkung öffentlicher Institutionen markierte, an dem neben der CBBiH noch acht weitere Institutionen beteiligt sind. Mit der Unterzeichnung der Absichtserklärung zwischen der CBBiH und der GIZ wurde das Engagement der CBBiH zur Erreichung gemeinsamer Reformziele mit Schwerpunkt auf den spezifischen Bedürfnissen und geplanten Ergebnissen der CBBiH bestätigt.

Die Abteilung für Personalmanagement hatte zuvor die Notwendigkeit der Verbesserung des Personalmanagementsystems erkannt, doch angesichts der Komplexität und der hohen Kosten dieses Projekts waren die Möglichkeiten für seine Entwicklung sehr begrenzt. Dank der Zusammenarbeit mit der GIZ eröffneten sich Möglichkeiten für die Entwicklung des Informationssystems für Personalmanagement (HRMIS), dessen Ziel die Automatisierung von Prozessen innerhalb der Personalabteilung, die rechtzeitige Bereitstellung von Informationen über alle Aspekte des Personalmanagements, die Verbesserung des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Organisationseinheiten, die Schaffung einer Datenbank über Personal und die Einrichtung der erforderlichen Aufzeichnungen war. Im September 2013 wurde die funktionale und technische Spezifikation des Projekts erstellt, und mit Unterstützung der GIZ wurde mit der Realisierung dieses Projekts begonnen.

Das System ist als moderne, mehrschichtige Webanwendung konzipiert, die in das bestehende Intranet integriert ist, mit einer zentralen Datenbank, in der alle Mitarbeiter der CBBiH nur auf die Informationen zugreifen können, für die sie gemäß der hierarchischen oder organisatorischen Struktur zuständig sind. Das HRMIS muss so funktionieren, dass die Integrität der Software und der Daten gewahrt bleibt und nur für authentifizierte und autorisierte Benutzer zugänglich ist. Das System muss über einen schutz basierend auf Benutzerrollen verfügen, und die Identität des Benutzers muss bei allen Transaktionen im System aufgezeichnet werden. Alle zumutbaren Vorsichtsmaßnahmen müssen in das System integriert werden, um einen versehentlichen oder vorsätzlichen unbefugten Zugriff auf die im System enthaltenen persönlichen Informationen zu verhindern.

Dieses Informationssystem wurde vollständig mit Microsoft-Technologien als modulare Lösung realisiert und besteht aus folgenden Modulen:

- Organisation und Systematisierung von Arbeitsplätzen – ein Modul, das den Geschäftsprozess im Zusammenhang mit der Erstellung neuer Systematisierungen, der Änderung bestehender und der Historie von Änderungen umfasst.
- Persönliche Aufzeichnungen über Mitarbeiter der CBBiH – ein Modul, das alle persönlichen Informationen über die angestellten Mitarbeiter der CBBiH umfasst.
Register der Arbeitsverträge und ihrer Anhänge – ein Modul, das alle Verträge und Anhänge zu Arbeitsverträgen der CBBiH sowie andere Entscheidungen im Zusammenhang mit dem arbeitsrechtlichen Status umfasst.
Workflow – ein Modul, das Geschäftsprozesse zusammenfasst, die Entscheidungsprozesse beinhalten. Dieses Modul umfasst folgende Prozesse:

 a) Dienstreise

 b) Ausbildung

 c) Jahresurlaub

 d) Krankheitsmeldungen

 e) Ausübung zusätzlicher Tätigkeiten

 f) unbezahlter Urlaub

 g) bezahlter Urlaub

 h) Einführung von Überstunden und Vergütung für Überstunden

 i) sonstige Aufzeichnungen.

Verwaltung der Arbeitszeit der Mitarbeiter – dieses Modul beinhaltet die Führung von Arbeitszeitnachweisen über HRMIS, indem Daten aus dem Zeiterfassungssystem in HRMIS importiert werden und nach Verifizierung durch autorisierte Personen die Daten in die Gehaltsanwendung importiert werden. Dadurch wurde der Prozess der Arbeitszeiterfassung weitgehend automatisiert.
Beschäftigung – ein Modul, über das Ausschreibungsverfahren für die Beschäftigung in der CBBiH abgewickelt werden. Das Modul umfasst alle Aspekte des Einstellungsprozesses gemäß den geltenden Vorschriften.
Berichterstattung – dieses Modul ist in Abschnitte unterteilt, wobei jeder Abschnitt Berichte aus den oben genannten Modulen betrifft.
Personalplanung – dieses Modul automatisiert den Prozess der Personalplanung in der CBBiH.

Das Informationssystem für Personalmanagement wurde als ganzheitliche und umfassende Lösung für die Geschäftsprozesse der Personalabteilung realisiert. Auf diese Weise wurden alle Prozesse und Daten, die sich auf die genannte Organisationseinheit beziehen, in einem System zusammengeführt, die Prozesse automatisiert, die Daten in elektronischer Form verfügbar gemacht, die durch Geschäftsprozesse definierten Regeln in eine Anwendungslösung umgesetzt, was die Arbeit sowohl für die Personalabteilung als auch für die Leiter von Organisationseinheiten und -formen, aber auch für alle Mitarbeiter der CBBiH erleichtern wird.

Das Informationssystem für Personalmanagement ist seit Februar 2015 in der Produktionsdatenbank und wird von den Mitarbeitern der Personalabteilung genutzt. Im laufenden Betrieb werden Korrekturbedarfe identifiziert, notwendige Korrekturen vorgenommen und das System wird selektiv auch anderen Organisationseinheiten der CBBiH und allen Mitarbeitern der CBBiH zugänglich gemacht. Angesichts der Komplexität und des Umfangs des genannten Systems erwartet die Personalabteilung auch die aktive Zusammenarbeit aller Mitarbeiter der CBBiH bei der Einrichtung der vollständigen Produktionsdatenbank, und dieser Prozess wird noch mindestens sechs Monate dauern.

Die CBBiH hat ein hohes Maß an Professionalität bewiesen, indem sie die Verantwortung für die Projektaktivitäten und -prozesse übernommen hat. Die aktive Rolle der CBBiH ist eine Garantie für die Nachhaltigkeit der erzielten Ergebnisse.

Als größten Vorteil dieses Systems heben wir die Tatsache hervor, dass die Mitarbeiter der CBBiH die Geschäftsprozesse verbessern wollen, dass sie eine Mission und Vision haben und dass unsere IT-Experten das Wissen, den Willen und das Potenzial haben, dieses System zu warten und in Zukunft weiterzuentwickeln, da es sich um ein „lebendiges System“ handelt, das sich entwickelt, verändert und an die Bedürfnisse der CBBiH anpasst.

Wir hoffen aufrichtig, dass alle Mitarbeiter der CBBiH dieses System als ihr eigenes erkennen werden, dass sie in Zukunft auch ihre Vorschläge zur Verbesserung des Systems einbringen können, denn die Menschen sind das größte Entwicklungspotenzial der CBBiH, und die erfolgreiche Realisierung dieses Projekts ist der beste Beweis dafür.