Informacioni sistem za upravljanje ljudskim resursima (HRMIS) u Centralnoj banci BiH

Godine 2010. Bosna i Hercegovina i Savezna Republika Njemačka dogovorile su se da pokrenu Program jačanja javnih institucija u BiH radi podrške institucijama u poboljšanju kvaliteta usluga i boljeg zadovoljavanja zahtjeva građana. Program Jačanja javnih institucija u BiH trajaće deset godina (2010 – 2020). Njemačko Savezno ministarstvo za privrednu saradnju i razvoj (BMZ) povjerilo je Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH provedbu njemačkog doprinosa ovom programu, prenosi bh. novinska agencija Patria.

Centralna banka Bosne i Hercegovine (CBBiH) i Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) su 3.9.2014. godine potpisali Memorandum o razumijevanju, čime je označen nastavak uspješne saradnje i početak realizacije II faze (2014 – 2016) Programa jačanja javnih institucija, u kojem, osim CBBiH, učestvuje još osam institucija. Potpisivanjem Memoranduma o razumijevanju između CBBiH i GIZ-a, potvrđena je opredijeljenost CBBiH ostvarenju zajedničkih reformskih ciljeva, s akcentom na specifične potrebe i planirane rezultate CBBiH.

Odjeljenje za upravljanje ljudskim resursima je ranije prepoznalo potrebu za unapređenjem sistema upravljanja ljudskim resursima, ali s obzirom na kompleksnost i visinu troškova ovog projekta, mogućnosti za njegov razvoj bile su veoma ograničene. Zahvaljujući saradnji s GIZ-om otvorile su se mogućnosti za razvoj Informacionog sistema za upravljanje ljudskim resursima (HRMIS), čiji je cilj bio automatizacija procesa unutar Odjeljenja za ljudske resurse, pravovremeno obezbjeđenje informacija o svim aspektima upravljanja ljudskim resursima, poboljšanje razmjene informacija između različitih organizacionih jedinica, stvaranje baze podataka o ljudskim resursima i uspostavljanje potrebnih evidencija. U septembru 2013. godine urađena je funkcionalna i tehnička specifikacija projekta, te se uz podršku GIZ-a krenulo u realizaciju ovog projekta.

Sistem je zamišljen kao moderna višeslojna web aplikacija integrisana s postojećim Intranetom, s centralnom bazom podataka, gdje će svi službenici CBBiH imati pristup samo onim informacijama za koje imaju nadležnost prema hijerarhijskoj ili organizacionoj strukturi. HRMIS mora funkcionisati na način koji će osigurati očuvanje integriteta softvera i podataka i mora biti dostupan samo autentificiranim i ovlaštenim korisnicima. Sistem mora imati zaštitu utemeljenu na korisničkim ulogama, a identitet korisnika mora biti zabilježen na svim transakcijama u sistemu. Sve razumne mjere predostrožnosti moraju biti ugrađene u sistem u svrhu sprečavanja slučajnog ili namjernog neovlaštenog pristupa ličnim informacijama koje se nalaze u sistemu.

Ovaj informacioni sistem je u potpunosti realizovan Microsoft tehnologijama, kao modularno rješenje, te ga čine sljedeći moduli:

- Organizacija i sistematizacija radnih mjesta – modul koji obuhvata poslovni proces vezan za kreiranje novih sistematizacija, izmjenu postojećih te istoriju promjena.
- Lične evidencije o službenicima CBBiH – modul koji obuhvata sve personalne informacije o zaposlenim službenicima u CBBiH.
Registar ugovora o radu i pripadajućih im aneksa – modul koji obuhvata sve ugovore i anekse ugovora o zasnivanju radnog odnosa u CBBiH, te ostale odluke koje su povezane s radnopravnim statusom.
Workflow – modul koji objedinjava poslovne procese koji u sebi imaju procese  odlučivanja. Ovim modulom su obuhvaćeni sljedeći procesi:

 a) službeni put

 b) edukacija

 c) godišnji odmor

 d) evidencije bolovanja

 e) obavljanje dodatne djelatnosti

 f) neplaćeno odsustvo

 g) plaćeno odsustvo

 h) uvođenje prekovremenog rada i naknada za prekovremeni rad

 i) ostale evidencije.

Administracija radnog vremena službenika – ovaj modul podrazumijeva vođenje evidencije radnog vremena kroz HRMIS na način da se podaci sa sistema evidentiranja radnog vremena importuju u HRMIS, te se nakon verifikacije od strane ovlaštenih osoba, podaci importuju u aplikaciju Plata. Ovim se postupak vođenja evidencije radnog vremena umnogome automatizovao.
Zapošljavanje – modul kroz koji se provode konkursne procedure za zapošljavanje u CBBiH. Modul obuhvata sve aspekte procesa zapošljavanja prema važećim propisima.
Izvještavanje – ovaj modul je podijeljen u cjeline, gdje se svaka cjelina odnosi na izvještaje iz gorepomenutih modula.
Planiranje ljudskih resursa – ovaj modul automatizuje proces planiranja ljudskih resursa u CBBiH.

Informacioni sistem za upravljanje ljudskim resursima je realizovan kao cjelovito i sveobuhvatno rješenje poslovnih procesa Odjeljenja za ljudske resurse. Na ovaj način su se svi procesi i podaci koji se odnose na navedeni organizacioni oblik objedinili u jedan sistem, procesi su automatizovani, podaci dostupni u elektronskom obliku, pravila definisana poslovnim procesima pretočila su se u aplikativno rješenje, što će olakšati rad kako Odjeljenju za ljudske resurse tako i rukovodiocima organizacionih jedinica i oblika, ali i svim službenicima CBBiH.

Informacioni sistem za upravljanje ljudskim resursima je u produkcionoj bazi od februara 2015. godine i koriste ga službenici Odjeljenja za ljudske resurse, u radu se identifikuju potrebe za korekcijama, rade se potrebne korekcije i sistem se selektivno čini dostupnim i ostalim organizacionim oblicima CBBiH i svim službenicima CBBiH. S obzirom na kompleksnost i obim navedenog sistema, Odjeljenje za ljudske resurse očekuje i aktivnu saradnju svih službenika CBBiH na uspostavljanju kompletne produkcijske baze, i to je proces koji će trajati još najmanje šest mjeseci.

CBBiH je potvrdila visok nivo profesionalnosti tako što je preuzela vlasništvo nad projektnim aktivnostima i procesima. Aktivna uloga CBBiH predstavlja garanciju održivosti ostvarenih rezultata koji su isporučeni.

Kao najveću prednost ovog sistema izdvajamo činjenicu da službenici CBBiH žele unapređivati poslovne procese, da imaju misiju i viziju, te da naši informatičari imaju znanja, volje i potencijala da održavaju ovaj sistem, da ga u budućnosti i razvijaju, jer radi se o „živom sistemu“ koji se razvija, mijenja i prilagođava potrebama CBBiH.

Iskreno se nadamo da će svi službenici CBBiH prepoznati ovaj sistem kao svoj, da će ubuduće moći i oni davati svoje prijedloge kako da se sistem unaprijedi, jer ljudi su najveći razvojni potencijal CBBiH, a uspješna realizacija ovog projekta je najbolji dokaz za to.